I gestori di flotte aziendali si trovano di fronte a diverse sfide che hanno un impatto sia sulla produttività sia sulla redditività della flotta. Per i gestori di flotte l’efficienza è un fattore chiave strategico, ma spesso la maggior parte dei gestori di flotte si trova immersa in attività che consumano tempo e che aggiungono poco valore alla produttività dell’azienda.
Le aziende soffrono i costi, l’inefficacia del tempo investito e gli errori prodotti dalla gestione manuale delle attività essenziali delle loro flotte.
Inoltre emerge che i fleet manager vogliono soluzioni digitali per il loro lavoro.
In base ad uno studio di TomTom, si è rilevato che:
- il 59% degli intervistati concorda sul fatto che il calcolo degli orari di lavoro richiede troppo tempo
- il 66% dichiara la necessità di ottimizzare di più i costi e la gestione del carburante
- Il 55% afferma che i costi del veicolo sono più alti del necessario
Ecco ora le tre principali sfide che i fleet manager devono affrontare nella gestione della flotta e come possono essere superate attraverso la telematica e l’automazione del flusso di lavoro.
- TROPPO TEMPO SUI COMPITI AMMINISTRATIVI
Potrebbe non apparire un costo per il rendiconto finanziario, ma il tempo speso per le attività amministrative che non sono attività di core business è una spesa che può facilmente aumentare per la gestione della flotta. Compiti come la quotazione e la fatturazione possono ridurre la giornata, riducendo la produttività e, in definitiva, limitando il tempo per attività di profitto.
Nel recente studio globale condotto da TomTom sulle maggiori sfide che devono affrontare i fleet manager, il 49% di loro afferma che almeno uno dei membri del proprio team spende da 1,5 a 2 ore in preventivi e fatturazione, il 42% nell’identificazione e nella spedizione del miglior lavoratore per il lavoro, il 43% sulla gestione delle spese e il 40% sul mantenere informati i clienti.
Questo significa un numero impressionante di ore perse impiegate fuori da attività di core business. In che modo i fleet manager possono spostare la loro attenzione, e quella dei loro team, su ciò che conta di più?
I sistemi basati ancora su carta stampata aggiungono un ulteriore livello di funzioni amministrative alle attività, il che inevitabilmente rallenta i tempi di elaborazione. Pensa all’ultima volta che hai dovuto cacciare pile di fogli o innumerevoli file per quella specifica citazione?
Con un flusso di lavoro più digitalizzato, le attività di amministrazione richiedono meno tempo e riducono il rischio di errori umani e problemi di comunicazione. Ad esempio, è possibile automatizzare le comunicazioni con la forza lavoro e altre attività di routine come l’invio di task ai conducenti della flotta, la fatturazione dei clienti, l’instradamento e la pianificazione delle consegne, la gestione delle spese operative, la creazione di promemoria di assistenza e manutenzione e l’esecuzione di verifiche dei veicoli.
- I COSTI ELEVATI DEI CARBURANTI
Il carburante è un costo rilevante per qualsiasi azienda che gestisce una flotta. I prezzi tendono ad aumentare in seguito agli aumenti globali, alle interruzioni di energia, all’aumento dei costi del greggio e all’aumento dei prelievi sui carburanti.
I gestori di flotte e le aziende stanno soffrendo, con lo studio di TomTom che rivela che i gestori di flotte ritengono che i loro veicoli stiano perdendo denaro più di quanto previsto, con il 34% di loro che concorda sul fatto che i costi dei carburanti dei veicoli della loro azienda sono più alti del necessario.
Una componente importante delle responsabilità di un gestore di flotta è la gestione del combustibile e la ricerca di modi per risparmiare sui costi e sul consumo di carburante.
Ma si possono identificare le tendenze del consumo di carburante per ridurre l’utilizzo nell’intera flotta. Per fare questo è necessario in modo coerente:
- tracciare il consumo di carburante
- controllare i casi di uso eccessivo di carburante
- monitorare il comportamento del guidatore e il suo impatto sul consumo di carburante
- implementare la digitalizzazione attraverso la telematica del veicolo per ridurre il consumo di carburante
- I COSTI CRESCENTI DELLA MANUTENZIONE DELLA FLOTTA
La manutenzione del veicolo è fondamentale. La flotta di veicoli deve continuare a funzionare senza intoppi per evitare guasti imprevisti, che possono essere costosi. Anche una singola operazione come il controllo poco regolare della pressione degli pneumatici può comportare costi più alti: la perdita di pressione dei pneumatici ti costa il 3% del tuo chilometraggio, per esempio.
In che modo i responsabili della flotta possono garantire che la manutenzione ordinaria venga eseguita regolarmente, mentre si destreggiano tra le altre priorità presenti?
Inoltre, quando è necessaria la manutenzione per i veicoli? L’incertezza e la mancanza di adeguate e tempestive informazioni può produrre un costo ancora maggiore – senza la corretta soluzione di automazione del flusso di lavoro.
Molti gestori di flotte iniziano ad utilizzare sistematicamente soluzioni digitali per monitorare la pianificazione della manutenzione, i quali mandano notifiche quando un veicolo mostra segni di malfunzionamento in modo che possano agire prima che la manutenzione subisca un crollo costoso.
LA SOLUZIONE: LA DIGITALIZZAZIONE PER L’AUTOMAZIONE
La digitalizzazione e l’automazione dei processi e dei veicoli di consegna ridurranno i costi logistici per il trasporto standardizzato del 47% entro il 2030, secondo il rapporto della strategia e della consulenza di PwC.
Gestire una flotta significa gestire costantemente una serie di compiti, dagli aspetti più banali a quelli essenziali, che possono consumare rapidamente le ore della giornata. La digitalizzazione di questi lavori di gestione della flotta, non solo riduce il tempo necessario a gestire queste attività, ma libera anche i gestori della flotta per concentrarsi sulla fornitura di un servizio migliore ai clienti.
Il 59% degli intervistati nello studio di TomTom ha dichiarato di essere d’accordo sul fatto che trascorrono troppo tempo a calcolare i tempi di lavoro. Tutte queste attività possono essere ridotte abbracciando un flusso di lavoro più digitalizzato. Con gli strumenti giusti è possibile migliorare i processi di gestione delle spese, scegliere e inviare driver per ogni lavoro e inviare aggiornamenti ai clienti.
In sintesi, muoversi verso la digitalizzazione significa:
- poter comunicare meglio e più frequentemente con i driver e l’intero team
- la flotta è anche più visibile, offrendo un maggiore controllo sui veicoli
- una comunicazione migliore, quindi instradamento più efficiente, attenendosi alle pianificazioni, adattandosi ai cambiamenti di programma e ottenendo più lavori in una frazione del tempo necessario con processi manuali
- fornire costantemente un servizio efficiente e di qualità al cliente, fondamentale per il successo aziendale. L’esaurimento delle aspettative dei clienti rappresenta un rischio concreto per il successo a lungo termine. Offrire comunicazioni migliori, trasparenza e ordini soddisfatti più velocemente sono solo alcuni dei vantaggi che i clienti richiedono oggi e che si possono ottenere, oggi, con l’automazione digitale.
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